Du formulaire papier à la solution numérique « RegisterMe »

À la suite de la décision du Conseil fédéral d’activer le statut de protection S, le Secrétariat d’État aux migrations a été confronté en très peu de temps à d’énormes défis. Les centres fédéraux pour requérants d’asile ont ainsi dû faire face à l’afflux de milliers de réfugiés en provenance d’Ukraine.

Besoins du client?

Afin de faire face à l’afflux de demandes, le Secrétariat d’État aux migrations avait urgemment besoin d’une solution numérique offrant une procédure d’enregistrement en ligne aux réfugiés. Celle-ci devait permettre le dépôt en ligne d’une demande de statut de protection ainsi qu’une identification automatique des priorités, tout en offrant la possibilité d’une prise de rendez-vous rapide dans l’un des six centres fédéraux pour requérants d’asile. La solution logicielle « VacMe », développée par DV Bern pour la gestion des rendez-vous de vaccination dans le cadre de la lutte contre la pandémie de coronavirus a ainsi été adaptée grâce à un développement logiciel agile pour devenir « RegisterMe ».

Objectifs du mandat?

Les objectifs à court terme ci-après étaient prioritaires.

• Enregistrement en ligne des réfugiés, avec dépôt de demande et prise de rendez-vous dans un centre fédéral pour requérants d’asile
• Téléchargement d’une confirmation d’inscription une fois la demande déposée
• Gestion autonome des rendez-vous ainsi que consultation, traitement et contrôle des demandes par les centres fédéraux pour requérants d’asile

Résultats obtenus

Les processus et les applications concrètes ont été analysés et visualisés lors d’ateliers collectifs. Le parcours et le récit utilisateur pour le backlog ont également été définis au cours de cette première phase. Un prototype numérique et fonctionnel a ensuite été réalisé sur la base de « VacMe » à partir de ces travaux, avant d’être vérifié et validé avec le client en vue de sa mise en œuvre.

En parallèle, l’architecture, la structure de la plateforme ainsi que les concepts de sécurité, d’exploitation et de formation ont été élaborés et validés par le client.

Après son lancement réussi, l’application a été améliorée de manière ciblée. Il a par exemple été décidé de collecter les données relatives à la formation et à la profession des réfugiés afin de disposer d’un bon aperçu des problématiques liées au marché du travail.

« Grâce à l’étroite collaboration avec le Secrétariat d’État aux migrations et à une démarche agile et axée sur les solutions, l’application « RegisterMe » a pu être lancée avec succès en l’espace de quatre semaines. »