Vom Papier zur digitalen Lösung «RegisterMe»

Aufgrund des Entscheids des Bundesrates, den Schutzstatus S zu aktivieren, wurde das Staatssekretariat für Migration kurzfristig vor grosse Herausforderungen gestellt. Tausende schutzsuchende Personen aus der Ukraine mussten in den Bundesasylzentren registriert werden.

Welche Bedürfnisse hatte der Kunde?

Um den Ansturm bewältigen zu können, benötigte das Staatssekretariat für Migration dringend eine digitale Lösung, welche den Schutzsuchenden eine Onlineregistierung zur Verfügung stellt. Mit dieser sollte das Gesuch auf Schutzstatus online eingereicht sowie eine automatische Priorisierung durchgeführt werden. Zudem musste eine zeitnahe Möglichkeit für eine Terminbuchung in einem der sechs Bundesasylzentren zur Verfügung gestellt werden. Die bereits vorgängig von DV Bern entwickelte Softwarelösung «VacMe» zur Registrierung von Impfterminen im Rahmen der Pandemiebewältigung sollte daher mittels agiler Softwareentwicklung zu «RegisterMe» weiterentwickelt bzw. adaptiert werden.

Was waren die Ziele des Mandats?

Die Erreichung der folgenden kurzfristigen Ziele war entscheidend.

• Personen können sich online Registrieren, ein Gesuch einreichen und Termine in einem Bundesasylzentrum buchen
• Personen können mit dem eingereichten Gesuch eine Anmeldebestätigung herunterladen
• Bundesasylzentren können Termine selbständig verwalten sowie Gesuche einsehen, bearbeiten und kontrollieren

Welche Ergebniss wurden erarbeitet?

In Workshops wurden im Team die Prozesse und die Anwendungsfälle analysiert und visualisiert. Ebenfalls in der ersten Phase, wurde die Erarbeitung der User Journey sowie der User Stories für das Backlog umgesetzt. Auf diesen Grundlagen wurde basierend auf «VacMe» ein digitaler und klickbarer Prototyp erstellt und mit dem Kunden überprüft und zur Umsetzung freigegeben.

Parallel dazu wurde die Architektur, der Aufbau der Plattform sowie die notwendigen Sicherheits-, Betriebs- und Schulungskonzepte erstellt und durch den Kunden freigegeben.

Nach der erfolgreichen Einführung wurde die Anwendung gezielt weiterentwickelt. Um einen besseren Überblick über arbeitsmarktbezogene Themen zu erhalten, konnten rasch zusätzlich Ausbildungs- und Berufsdaten erhoben werden.

«Durch die partnerschaftliche, lösungsorientierte und agile Zusammenarbeit mit dem Staatssekretariat für Migration konnte die digitale Lösung «RegisterMe»  innerhalb von vier Wochen erfolgreich eingeführt werden.»