kitAdmin - kinderleichte Administration

Von der Individuallösung zum Produkt. kitAdmin ist das Tool für die kinderleichte Administration von Kinderorten - von der Warteliste über die Belegung und Abrechnung bis zum Personal.

Ursprünglich als Individuallösung für die Kita-Trägerschaft leolea konzipiert, wurde kitAdmin zum Administration- und Optimierungstool für Kinderorte weiterentwickelt. Mittlerweile wird das Produkt schweizweit von der kleinen Quartierkita bis hin zur grossen Trägerschaft genutzt und unterstützt sämtliche Angebote wie Kitas, Horte, Tagesfamilien und Tagesschulen.

24'489 erfasste Kinder
1'516 Nutzer
92'105 generierte Rechnungen
12'582 Verfügungen aus der KiBon Schnittstelle importiert und zugewiesen

Businesscase

«Unsere bestehende Software unterstützt uns bei der Administration, nicht aber bei der Planung und Optimierung unserer Kitas.
Wir versuchten, uns mit selbstgestrickten Excel-Listen zu helfen, kommen nun aber an die Grenzen. Könnt Ihr uns helfen?.»

Analyse

In gemeinsamen Workshops haben wir die Ideen, Anforderungen und Bedürfnisse unseres Kunden aufgenommen:

Wer sind die Nutzer?

MitarbeiterInnen Administration mit guten Office-Kenntnissen
KitaleiterInnen und BetreuerInnen, die möglichst viel Zeit mit den Kindern verbringen möchten

Welche nicht funktionalen Anforderungen und Werte sollen berücksichtigt werden?

Skalierbarkeit: Anwendbarkeit von der Einzelkita bis zur Trägerschaft
Oneadress-Prinzip: Stammdaten werden nur einmal zentral gepflegt
Anwendungswissen zentralisieren: Prozesswissen soll im Tool integriert werden
Einbezug von lokalen Gegebenheiten: Tarife, Faktoren, gesetzl. Grundlagen, etc.
Optimieren der Belegungen und dadurch auch der gezielte Einsatz des Personals

Welche Prozesse und bestehende Anwendungen gibt es?

Kinder-Betreuung: Anmeldung, Warteliste, Anwesenheitserfassung, Abrechnung, Verrechnung, Mutation, Austritt
Anpassungen von Tarifen / Anwesenheiten / Stammdaten

Welche Ideen oder Visionen gibt es?

Kurzfristig: Der Belegungsplan sowie die Wartelisten sollen abgelöst werden.
Langfristig: Es soll eine ganzheitliche Lösung entwickelt werden, die den gesamten Prozess vom Eintritt über die Kinder Verwaltung und Verrechnung bis hin zum Austritt begleitet.

Konzept und Visualisierung

Die untenstehenden Bilder zeigen, wie aus der ursprünglichen Idee zuerst ein Prototyp entstand und anschliessend die heutige Lösung entwickelt wurde:

Das Produkt

Im Dezember 2015 startete der Pilotbetrieb
Im Februar 2016 hat die Individuallösung die Excel-Listen vollständig abgelöst
Im Sommer 2016 wurde aus der Individuallösung das Produkt kitAdmin
Heute nutzt im Kanton Bern jede dritte Kita kitAdmin

Seit der Auslieferung von kitAdmin wurde die Lösung laufend weiterentwickelt. Aus der Individuallösung zur Verwaltung des Belegungsplans und der Wartelisten wurde ein ganzheitliches Produkt für sämtliche Kinderbetreuungsangebote.

Erfahren Sie mehr oder kontaktieren Sie uns unter: kitadmin.ch